LETTE reconnaît l'importance du droit à la vie privée et s'engage à respecter celle des individus.
CHAMPS D’APPLICATION DE LA POLITIQUE
« LETTE », « nous » ou les expressions similaires désignent LETTE & ASSOCIÉS s.e.n.c.r.l. et/ou LETTE LLP.
Cette politique (la « Politique »), telle qu’amendée de temps à autre, couvre la collecte, l'utilisation et la divulgation des Renseignements Personnels effectuées par LETTE auprès de clients actuels et anciens, de clients potentiels ainsi qu’auprès d’autres personnes auprès desquelles nous pourrions être amenés à recueillir de tels renseignements.
La présente Politique ne s’applique pas aux Renseignements Personnels des salariés, des candidats à l’emploi, des associés ou des entrepreneurs de Lette.
Nous pourrons changer la Politique en tout temps en mettant en ligne une version actualisée de celle-ci sur notre site Web. Les modifications apportées à la Politique prendront effet à la date de sa mise en ligne. La dernière mise à jour de la Politique date de 25 mars 2024.
RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
« Renseignements Personnels » désigne toute information permettant d’identifier un individu, incluant sans limitation, le nom, le numéro de téléphone du domicile, l’adresse du domicile, le courriel personnel, les renseignements liés à la facturation (information bancaire, numéro de carte de crédit, etc.) et les informations respectives des clients.
Les Renseignements Personnels que nous recueillons peuvent également comprendre des informations sur les questions juridiques d'un client et d'autres renseignements requis dans le cadre ou à l'occasion de la prestation de services juridiques pour un client et de sa représentation, tels que des informations personnelles concernant d'autres parties à un procès ou à une transaction, des membres de la famille, des témoins, des actionnaires, des administrateurs, des salariés et des héritiers.
Les Renseignements Personnels recueillis ne comprennent pas les informations communiquées à LETTE à des fins professionnelles et qui ne permettent pas d’identifier personnellement un individu, telles qu’un titre professionnel ou d’entreprise. Cela n’inclut pas non plus toute information liée à un contact professionnel qui nous a été fournie à des fins commerciales comme une adresse professionnelle, un numéro de téléphone, un numéro de télécopieur ou une adresse courriel.
UTILISATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
LETTE collecte, utilise et divulgue des Renseignements Personnels à des fins autorisées ou exigées par la loi applicable à la protection des renseignements personnels ou autre loi, sur les sujets suivants :
- pour donner un avis juridique, rendre des services légaux, remplir des obligations juridiques et éviter des conflits d’intérêt;
- pour établir et entretenir les relations avec le client;
- pour partager de l’information avec des tierces parties afin de fournir des services légaux et d’entretenir les relations avec le client, ce qui peut aussi inclure la transmission d’information à nos assureurs et aux agences réglementaires telle que les ordres professionnels de juristes provinciaux, ou d’autres personnes relativement à des activités réglementaires ou autres activités liées aux obligations professionnelles de Lette et à son exercice de la profession de droit;
- pour gérer et pour développer nos activités et nos opérations;
- pour administrer les comptes des clients, émettre des factures, effectuer des paiements, et recouvrer des sommes qui nous sont dues;
- à nos fournisseurs de service, y compris les organisations ou les personnes dont Lette retient les services pour exercer des fonctions en son nom, comme le traitement des données, la gestion des documents et les services de bureau;
- pour conclure des transactions commerciales incluant la vente, le transfert, le financement, ou autres dispositions d’actifs ou de passifs de LETTE;
- dans la mesure permise et pour satisfaire à nos obligations légales et réglementaires.
Nous pourrons également utiliser les Renseignements Personnels aux fins additionnelles suivantes, lorsque vous y avez consenti préalablement :
- vous envoyer un bulletin d’informations ainsi que d’autre information pertinente générale concernant les domaines juridiques et LETTE;
- vous contacter à des fins de sondages.
Si vous avez consenti et que vous ne souhaitez plus que nous utilisions vos Renseignements Personnels à ces fins additionnelles, vous pouvez, en tout temps, faire parvenir un avis écrit au responsable de la Politique de protection de la vie privée à l’une des adresses indiquées ci-dessous.
CONSENTEMENT
En fournissant à LETTE des Renseignements Personnels, vous consentez à la collecte, l’utilisation et la divulgation de tels Renseignements Personnels conformément aux termes de la présente Politique.
Si vous nous fournissez des Renseignements personnels d’une autre personne, vous déclarez que vous avez toute l’autorité nécessaire et / ou avez obtenu tous les consentements nécessaires de cette personne pour nous permettre de recueillir, d’utiliser et de divulguer ses Renseignements Personnels aux fins énoncées dans la présente Politique.
Nous recueillons vos Renseignements Personnels seulement par des moyens légaux. Nous pouvons collecter, utiliser ou divulguer des Renseignements Personnels sans que vous le sachiez et sans votre consentement si les Renseignements Personnels sont publiquement accessibles ou lorsque votre consentement est donné de manière expresse, implicite ou qu’il est donné par une tierce partie dont vous nous avez informés être votre représentant autorisé ou que nous avons des motifs raisonnables de croire qu’elle est votre représentant autorisé (tel qu’un avocat, un comptable, un agent ou un courtier) ou par d’autres sources, tels que d’autres parties à un litige ou impliquées dans une transaction ou un dossier, des organismes gouvernementaux ou des registres.
COLLECTE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS DU SITE WEB
Vous pourriez visiter notre site www.lette.ca (le « Site Web ») sans nous fournir aucun Renseignements Personnels.
Les Renseignements Personnels collectés par l’intermédiaire du Site Web sont limités à l’information que vous nous avez volontairement fournie par l’envoi d’un courriel à l’un de nos bureaux (en cliquant sur l’adresse de courriel générale du bureau choisi sous la page « Nos bureaux » ou « Contact ») ou à une personne de LETTE en cliquant sur l’adresse courriel figurant dans les coordonnées de cette personne sur notre Site Web.
Nous n’utilisons pas de témoins de connexion ou d’autres moyens technologiques pour collecter des informations vous concernant par l’entremise de notre site Web.
ÉCHANGE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ENTRE BUREAUX
À des fins de vérifications de conflits d’intérêt, les bureaux de LETTE peuvent recueillir, échanger ou divulguer des Renseignements Personnels entre eux. Les bureaux de LETTE peuvent également recueillir, échanger ou divulguer des Renseignements Personnels entre eux si une personne dans l’un des bureaux est consultée sur une question relative aux lois provinciales de l’autre juridiction, ou si nous sommes d'avis que vos besoins seront mieux servis ainsi.
Nos bureaux et entreprises affiliés sont situés à : Montréal, Québec ; Toronto, Ontario ; Munich, Allemagne, et Paris, France.
LETTE peut, de temps à autre, recueillir et échanger des Renseignements Personnels de l’un des autres bureaux affiliés dont les coordonnées apparaissent sur le Site Web, si nous sommes consultés sur une question portant sur les lois canadiennes provinciales ou fédérales ou si, de l’avis des avocats agissant dans l’un de ces bureaux, les besoins de leurs clients ou de leurs clients potentiels seront mieux servis par l’un des bureaux LETTE ou par les deux. LETTE traite de tels Renseignements Personnels de la même façon que si nous les avions nous-mêmes recueillis.
LETTE prend le vol d’identité très au sérieux. À cette fin et lors de l’ouverture d’un dossier, LETTE vérifiera l’identité de tous nouveaux clients. Nous pouvons par ailleurs lorsque requis par la loi, vérifier l’identité de tous clients, y compris les clients existants. Tous les documents reçus au cours de ces vérifications ne sont utilisés qu’aux fins de ces vérifications.
DIVULGATION LIMITÉE À DES TIERS
LETTE ne vend ni ne communique les Renseignements Personnels à des tiers, sauf si expressément prévu dans cette Politique ou si permis et requis par la loi pour protéger les droits, incluant les droits de propriété et les intérêts de LETTE.
1) Transfert d’information aux bureaux juridiques affiliés
Lorsque votre demande de conseils juridiques ou de services soulève une question qui devra être résolue en vertu des lois d’une autre juridiction, ou lorsque nous sommes d’avis que vos intérêts seront mieux servis, LETTE pourra faire suivre votre courriel et/ou d’autres informations écrites contenant des Renseignements Personnels à un avocat qualifié pour exercer dans cette juridiction et issu d’un autre bureau affilié identifié sur notre Site Web. Lette obtiendra d’abord votre consentement et vous informera du nom du bureau affilié avant de transférer vos Renseignements Personnels. Ces bureaux sont répertoriés sous les onglets « Nos Bureaux » et « Contact » et tous leurs membres sont tenus à une obligation de confidentialité selon les règles de leurs ordres professionnels respectifs et leur législation locale concernant la protection des renseignements personnels.
2) Transfert d’information aux bureaux juridiques non-affiliés
Nous pourrions aussi dans les circonstances décrites au point (1) ci-dessus et après vous avoir avisé, avoir reçu votre consentement et vous avoir fait part du nom de l’avocat ou du cabinet d’avocats, transférer vos Renseignements Personnels à d’autres avocats non affiliés, qualifiés pour exercer dans une telle juridiction.
3) Transfert d’informations dans le cadre de la prestation de services
Sous réserve de nos obligations légales de confidentialité, LETTE pourra également fournir des Renseignements Personnels, sur une base confidentielle, à d’autres professionnels et fournisseurs ou prestataires de service (ex : comptables, arpenteurs-géomètres, notaires, agents d’enregistrement, experts, etc.) dans le but de fournir des services juridiques lorsque cela est nécessaire et/ou dans votre intérêt.
Les Renseignements Personnels peuvent également être transférés à d’autres fins lorsque la loi le permet ou l’exige, par exemple, lorsque cela est nécessaire pour recouvrer les comptes en souffrance, lorsque cela est nécessaire pour se conformer aux ordonnances des tribunaux, aux dispositions réglementaires (y compris les règles des barreaux provinciaux applicables), en vue de satisfaire à nos exigences en matière d’assurance, lorsque l’utilisation des Renseignements Personnels est nécessaire pour prévenir ou détecter la fraude, ou pour évaluer et améliorer nos mesures de sécurité.
RÔLE DU PERSONNEL
Nos employés sont soumis à des obligations de confidentialité et doivent s’assurer que les renseignements personnels sont conservés en toute sécurité et traités conformément à la présente Politique.
CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
LETTE conserve les Renseignements Personnels que pour la durée nécessaire aux fins prévues dans la présente Politique, et pour nous conformer à nos obligations légales et réglementaires, autant juridiques que commerciales.
Avant d’accepter un mandat, nous sommes tenus par nos règlements professionnels de nous assurer que nous ne serons pas placés en conflit d’intérêts. Nous tenons un registre des noms de tous les clients existants et anciens, que nous consultons avant d’accepter un nouveau mandat afin de nous assurer qu’il n’y a pas de conflit d’intérêts. Votre nom sera ajouté et conservé dans ce dossier. Aucun autre renseignement personnel permettant de vous identifier ne figure dans ce dossier. Afin que nous puissions continuer à effectuer des vérifications de conflits d’intérêts, tous les noms des clients existants et anciens seront conservés indéfiniment dans notre dossier client.
PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Nous avons pris les mesures nécessaires et avons établi des politiques et des procédures pour protéger tous les Renseignements Personnels qui nous sont fournis. Nous avons également pris les mesures sécuritaires pour nous assurer de leur confidentialité et de leur sauvegarde, notamment par le biais de logiciels de sécurité, par des exigences relatives aux mots de passe et par le biais de pare-feux.
Toutefois, aucune mesure sécuritaire ne peut être complètement garantie. Si nous apprenons qu’il y a eu une violation de nos mesures de sécurité et qu’il y a un risque de préjudice important pour vous, nous vous en informerons, à moins que la loi ne l’interdise. Dans l’éventualité d’une divulgation non autorisée de vos Renseignements Personnels en raison d’un accès non autorisé ou d’un vol, nous ferons de notre mieux pour vous en informer le plus rapidement possible après avoir eu connaissance de cette divulgation non autorisée.
De plus, aucune transmission d’information de quelque nature que ce soit par Internet ne peut être garantie comme étant sécuritaire. Par conséquent, LETTE ne peut garantir la confidentialité de toute information transmise par l’intermédiaire du Site Web ou par courriel, et nous déclinons toute responsabilité en cas de perte, d’usage abusif ou de modification des Renseignements Personnels transmis par l’intermédiaire du Site Web ou par courriel ou Internet. D’autres moyens de communication devraient être utilisés si la confidentialité est requise.
STOCKAGE DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Les Renseignements Personnels que nous recueillons sont stockés dans des endroits sécurisés et sur des serveurs situés au Canada. Les Renseignements Personnels peuvent également être stockés auprès de nos fournisseurs de services.
INFORMATIONS TRANSMISES AUX FOURNISSEURS DE SERVICE
Nos fournisseurs de service sont liés par des accords de confidentialité écrits et ne sont pas autorisés à divulguer vos renseignements personnels à des tiers.
Vous pouvez obtenir plus de renseignements sur les Renseignements Personnels qui sont transférés ou traités à l’extérieur du Canada en communiquant avec l’un de nos Responsables de la protection des renseignements personnels.
Québec : Vous pouvez obtenir plus d’information sur les Renseignements Personnels transférés ou traités à l’extérieur de la province de Québec en communiquant avec notre Responsable de la protection des renseignements personnels de notre bureau de Montréal.
MISE À JOUR de VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Vous êtes seul responsable de nous communiquer vos Renseignements Personnels ou ceux d’autres personnes (ex : vos enfants mineurs), si nécessaire, et de nous aviser de tous changements les concernant.
ACCÈS À VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Tous les clients peuvent consulter et examiner leurs Renseignements Personnels (ou ceux d’une personne qu’ils sont autorisés à représenter, comme un enfant mineur) en communiquant avec leur avocat.
D’autres personnes peuvent demander l’accès à leurs Renseignements Personnels que nous détenons en communiquant avec l’un de nos Responsables de la protection des renseignements personnels à l’adresse ci-dessous. Nous accuserons réception de votre demande. Si vous ne l’avez pas déjà fourni avec votre demande, nous vous demanderons de présenter une preuve de votre identité avant de fournir les informations que vous avez demandées. À la suite de l’authentification de votre identité, nous vous fournirons les détails de vos Renseignements Personnels sous notre contrôle sous réserve des exceptions prévues par les lois applicables, comme la protection du secret professionnel de l’avocat. Notez que des frais raisonnables pourraient s’appliquer afin de répondre à votre demande. Une fois que nous aurons reçu votre demande d’accès à l’information et avant de la traiter, nous vous ferons parvenir un estimé de ces frais. Nous pourrons demander un dépôt pour tout ou partie des frais.
Si vous constatez des inexactitudes dans les Renseignements Personnels que nous détenons, veuillez nous en aviser dès que possible et nous fournir les Renseignements Personnels corrigés.
SITES WEB DE TIERS
Notre Site Web contient des liens vers des sites exploités par des tiers (« Sites Web de Tiers ») lesquels peuvent collecter des Renseignements Personnels sur leurs utilisateurs. Les Sites Web de Tiers ne sont pas sous notre contrôle et LETTE et ses bureaux affiliés ne peuvent être tenus responsables du contenu des Sites Web de Tiers. En accédant à des Sites Web de Tiers à partir de notre Site Web, vous dégagez LETTE et ses bureaux affiliés de toute responsabilité pour les actes, les pratiques et les omissions des tiers exploitant ces Sites Web de Tiers. Nous vous recommandons de consulter la politique de protection des renseignements personnels de chaque Site Web de Tiers que vous visitez avant de donner quelques Renseignements Personnels que ce soit à de tels Sites.
COMMUNICATIONS AVEC NOS RESPONSABLES DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Chacun de nos Responsables de la protection des renseignements personnels est chargé de garantir le respect de la présente Politique et de la législation applicable en matière de protection des renseignements personnels. Ils ont également le mandat de répondre à toute question, plainte ou préoccupation, et peuvent être contactés aux coordonnées suivantes :
Lette & Associés S.E.N.C.R.L.
Attn: Monica Schirdewahn, Responsable de la protection
des renseignements personnels, Montréal
630 boul. René-Lévesque Ouest
Bureau 2800
Montréal, Québec H3B 1S6
Canada
Tél : +1 514 788-0989
Téléc.: +1 514 876-4217
Adresse courriel: montreal@lette.ca
OU :
Lette LLP
Attn: Kevin Johnson, Responsable de de la protection
des renseignements personnels, Toronto
40, avenue University, bureau 904
Toronto ON M5J 1T1
Canada
Tél : +1 416 971-4848
Téléc.: +1 416 971-4849
Adresse courriel: toronto@lette.ca
Nous accuserons réception de votre demande. Si celle-ci n’est pas déjà fournie avec votre demande, nous pouvons vous demander de présenter une preuve de votre identité si la demande contient des questions concernant vos Renseignements Personnels ou ceux d’une autre personne que vous représentez.
Toutes les demandes seront prises au sérieux. Ces dernières seront examinées et feront l’objet d’une enquête par le Responsable de la protection des renseignements personnels, qui tentera de la résoudre et vous répondre dans un délai raisonnable.
LANGUES
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